Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › synchroniseren bestanden
Klantportaal op maat

Synchroniseren van bestanden tussen uw team en uw klant

Bestanden synchroniseren betekent dat een wijziging op de ene plek ook op de andere verschijnt: tussen laptop en server, tussen twee kantoren, tussen uw cloudopslag en een ander systeem. Voor uw eigen team werkt dat met een gangbare dienst. Voor klanten niet: die krijgen een kopie en daarna begint het verschil. Wij bouwen op maat een portaal dat altijd de actuele versie uit uw bron toont. We blijven tot uw team ermee werkt.

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Zodra een kopie het huis verlaat, houdt het synchroniseren op.

Mijn bestand is anders dan het uwe.

Beiden hebben wijzigingen gemaakt.

De synchronisatie liep vast.

Niemand merkte dat.

Welke versie is nieuwer?

De namen en datums zeggen het niet.

Zo pakken we het aan

We laten de klant niet synchroniseren, maar lezen uit dezelfde bron als uw team.

Waar zit de bron?We bekijken waar uw bestanden leven en hoe ze worden bijgewerkt.
Actuele versie tonenHet portaal toont de actuele versie van de bron.
Wijzigingen terug naar de bronEen bestand van de klant komt terug in de bron, na uw controle.

Wat u krijgt

Eén actuele versie, ook voor de klant.

Live weergave van de bronGeen kopie die verouderd raakt.
Upload door de klantKomt terecht waar uw team werkt.
VersielogboekWie heeft wat veranderd.
Werken vanuit één bronUw team leert in de bron te werken die het portaal toont, in plaats van kopieën te sturen.

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over documenten delen

Online bestanden delen met klanten zonder rondslingerende linksOnline bestanden delen met klanten gaat vaak via links en mail. Wij bouwen een portaal waar ze veilig en vindbaar staan. Met een voorproefje.Bestanden beheren per klant, met versies en rechten die kloppenBestanden beheren voor klantdossiers: mappen per klant, versies en rechten, in een portaal. Geen gedeelde schijf met chaos. Op maat, met een voorproefje.Bestanden downloaden door klanten, veilig en zonder mailBestanden downloaden: klanten halen contracten, rapporten en facturen zelf op in een beveiligd portaal. Op maat, met een voorproefje van het inlogscherm.Een nieuw bestand maken en het meteen bij het juiste dossier krijgenEen nieuw bestand maken kan overal. Het gaat om wat er daarna mee gebeurt. Wij bouwen een portaal op maat voor klantbestanden. Met een voorproefje.WordPress downloaden voor uw site, en wat u voor klanten apart houdtWordPress downloaden voor uw site? Een klantportaal met inlog is een ander verhaal. Wat WordPress kan en waar maatwerk beter past. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Elk document maken uit gegevens die u al heeftEen document maken voor elke klant kost tijd. Een portaal genereert offertes en rapporten uit uw gegevens. Op maat, met een voorproefje.Documenten delen zonder bijlagen en zonder grote WeTransfer-linksDocumenten delen met klanten zonder mailbijlagen: een eigen map per klant, met meldingen en versiebeheer. Op maat gebouwd, met een voorproefje.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Gebruiken jullie ons bestaande synchronisatiesysteem?

Ja, als het een koppeling biedt. We lezen uit uw bron en vervangen die niet.

Kunnen klanten bestanden bewerken?

Ze kunnen een nieuwe versie uploaden. Bewerken in het portaal zelf is niet nodig, tenzij u dat wilt.

Wat als de synchronisatie een keer faalt?

Het portaal toont dan de laatst bekende versie en meldt de storing aan uw team.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank