Klantportaal op maat › Kennisbank › Documenten delen › documenten herstellen
Klantportaal op maat

Documenten herstellen na een fout: zorg dat het niet weer kan

Wie documenten moet herstellen, heeft vaak een heel dossier geraakt: een map die is verplaatst, een schijf die is vol of een export die is overschreven. Wij bouwen geen herstelsoftware, maar een portaal op maat waarin documenten van klanten vast staan, met geschiedenis. Zo raakt een heel dossier niet meer tegelijk kwijt. We blijven tot uw team ermee werkt.

U krijgt een voorbeeld van wat uw klant ziet bij het inloggen, en daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Als een map verdwijnt, zijn het meteen tientallen documenten die klanten nodig hebben.

De hele map is verplaatst.

Niemand weet waarheen.

Er staat ineens een oude versie op de server.

De nieuwe is onvindbaar.

Klanten wachten op hun stukken.

Terwijl u zoekt, loopt de tijd door.

Zo pakken we het aan

We maken van een map met documenten een geordend overzicht per klant.

Wat is geraakt?We bepalen met u welke dossiers het zwaarst worden gemist.
Opnieuw ordenenWe zetten de gevonden documenten in een portaal en bouwen een structuur per klant.
Doorlopend bewarenElke nieuwe versie wordt in het portaal bewaard, ook als de bron verandert.

Wat u krijgt

Een geordend overzicht dat bestand is tegen fouten.

Dossier per klantAlle stukken bij elkaar, met datums en soort.
Wie veranderde watWie wat wanneer heeft toegevoegd of veranderd.
Hervatten na een storingHet portaal vraagt niet om opnieuw beginnen als iets wordt aangepast.
Overdracht aan uw teamZodat u het portaal beheert zonder externe hulp bij elke wijziging.

Zo werken we

Geen standaardportaal. We bouwen op de vragen van uw klanten en blijven erbij tot ze het portaal echt gebruiken.

Ophalen

We zetten op een rij wat uw klanten het vaakst vragen, en waar die informatie nu staat.

Bouwen

We maken het portaal, de inlog en de koppelingen met uw systemen, en stemmen alles met u af.

In gebruik nemen

We starten met een groep klanten, leren uw team ernaar te verwijzen en sturen bij op wat we zien.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw klanten vinden hun antwoorden zelf in het portaal, en uw team verwijst er vanzelf naar. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een portaal waar klanten niet inloggen, levert niets op. Daarom hoort begeleiding er altijd bij, voor uw team en voor uw klanten.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over documenten delen

Document herstellen is lastig, een vaste plek voorkomt hetEen document dat u moet herstellen is vaak al kwijt. Wij bouwen een portaal waar de laatste versie altijd staat. Met een voorproefje van het scherm.Elk document maken uit gegevens die u al heeftEen document maken voor elke klant kost tijd. Een portaal genereert offertes en rapporten uit uw gegevens. Op maat, met een voorproefje.Documenten maken zonder steeds hetzelfde sjabloon open te zettenDocumenten maken voor elke klant zonder kopiëren en plakken. Sjablonen met uw klantgegevens, direct in het portaal. Op maat, met een voorproefje.Online documenten maken en ze daarna goed delen met klantenOnline documenten maken gaat snel, delen met klanten minder. Wij bouwen een portaal op maat waar ze blijven staan. Met een voorproefje.Het delen van documenten met klanten, op één veilige plekHet delen van documenten met klanten per mail is onveilig en onoverzichtelijk. Een portaal biedt één plek per klant. Op maat, met een voorproefje.Documenten delen zonder bijlagen en zonder grote WeTransfer-linksDocumenten delen met klanten zonder mailbijlagen: een eigen map per klant, met meldingen en versiebeheer. Op maat gebouwd, met een voorproefje.Inloggen voor documenten: uw klant haalt zijn stukken zelf opDocumenten inloggen: een beveiligde omgeving waar uw klant inlogt en zijn contracten, offertes en rapporten ophaalt. Op maat, met een voorproefje.Document downloaden zonder dat uw team het hoeft te mailenKlanten die documenten opvragen kosten uw team tijd. Wij bouwen een portaal waar ze die zelf downloaden. Met een voorproefje van het inlogscherm.

Alles over documenten delen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Doen jullie ook technisch herstel van schijven of servers?

Nee, daarvoor heeft u een IT-beheerder nodig. Wij zorgen voor de geordende plek erna.

Hoe lang bewaart het portaal documenten?

Dat bepaalt u zelf. We stemmen de bewaartermijn af op wat voor uw branche en uw klanten nodig is.

Kunnen documenten ook worden gedeeld met collega's van de klant?

Ja, door meerdere gebruikers per klant te geven met eigen rechten.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: wat uw klanten moeten kunnen zien en doen, de systemen waar de gegevens vandaan komen en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie wat uw klant ziet.

Vertel wat klanten u het vaakst vragen. Wij maken een voorproefje: wat uw klant ziet bij het inloggen.

  1. Uw voorproefjeWat uw klant ziet bij het inloggen in zijn eigen portaal.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan laat ik u zien wat uw klant ziet bij het inloggen.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Klantportaal op maat → · Kennisbank